Systemy zarządzania drukiem

• monitorowania ilości oraz kosztów wydruków wykonywanych przez sieciowe i lokalne urządzenia drukujące
• bezpiecznego drukowania, polegającego na możliwości wprowadzenia autoryzacji dostępu do wydruków poszczególnych osób
• autoryzacji dostępu do urządzeń kopiująco-drukujących za pomocą kodów pin lub kart zbliżeniowych w wielu różnych standardach
• archiwizowania drukowanych dokumentów wraz z możliwością późniejszego wglądu w ich treść na podstawie ściśle nadawanych uprawnień
• zarządzania procesem drukowania m.in. poprzez wprowadzenie mechanizmu druku wędrującego (follow me printing), polegającemu na możliwości odbioru pracy na wybranym urządzeniu w ramach określonej grupy
• udostępnienia funkcjonalności kopiowania i drukowania w systemie przedpłatowym dając możliwość zarządzania wydrukami i środkami na koncie poprzez dedykowany serwis WWW
• szczegółowego raportowania zebranych informacji za pomocą przekrojowych zestawień, które mogą posłużyć do dalszych analiz i optymalizacji systemów drukowania Klientów

Monitorowanie

System zbiera wszystkie informacje o dokumentach, które są drukowane w firmie. Administrator dla każdego urządzenia drukującego i kopiującego definiuje koszt wykonania wydruku kolorowego jak i czarno-białego oraz koszt wykorzystywanego w czasie drukowania papieru. Na etapie konfiguracji systemu administrator odwzorowuje strukturę organizacyjną firmy oraz przypisuje do niej pracowników. W wyniku tego system umożliwia dokładne określenie kosztów wygenerowanych przez poszczególnych pracowników i komórki organizacyjne. W firmach, które prowadzą system rozliczania kosztów dane te mogą służyć obciążeniu danej komórki organizacyjnej. Natomiast w firmach nieprowadzących takich ewidencji umożliwia to kierownikowi danej komórki organizacyjnej kontrolę nad kosztami.

Systam udostępnia informacje o drukarkach przeciążonych, niedociążonych lub generujących najwyższe koszty, pozwalając na optymalizację kosztów wydruków w ramach posiadanego sprzętu. Dodatkowo umożliwia to lepsze planowanie zakupów urządzeń i materiałów eksploatacyjnych.

Poszczególne osoby i działy mogą mieć ustalone miesięczne limity kosztów i ilości wydruków. Po przekroczeniu przez pracownika określonego limitu, System automatycznie wysyła informację o tym fakcie do określonych osób. Mechanizm ten pozwala dokładnie planować koszty wydruków dla całej firmy. System udostępnia również informacje o pracownikach generujących koszty odbiegające od średniej, pozwalając wykrywać potencjalne nadużycia.

Pobieranie informacji o stanie urządzeń wielofunkcyjnych jest jedną z funkcjonalności modułu Systemu. Jest ona realizowana przez skaner SNMP. Umożliwia on wyszukiwanie w sieci urządzeń, które potrafią komunikować się korzystając z protokołu SNMP. Skaner SNMP umożliwia także monitorowanie stanu wybranych urządzeń sieciowych poprzez odczytywanie zawartości liczników przechowywanych przez urządzenie oraz rejestrowanie liczników urządzenia w bazie danych.

System umożliwia monitorowanie wydruków wykonywanych w sieciach LAN, jak i na urządzeniach bezpośrednio podłączonych do komputera  Obsługuje większość popularnych systemów operacyjnych, takich jak MS Windows, Novell NetWare 4 – 6, wydruki z systemów wydruków CUPS i LP (dla systemów z rodzin UNIX, Linux , Solaris, AIX). Monitorowanie wydruków w innych niewymienionych powyżej systemach operacyjnych jest oczywiście możliwe ale wymaga dodatkowych testów i analiz.

Dzięki modułowi Desktop Authorization (DA) system umożliwia identyfikacje użytkowników w środowiskach gdzie brak jest kontrolera domeny i nie jest zapewniona unikatowości loginów. DA pozwala na uporządkowanie środowiska drukowania, daje jednoznaczną identyfikacje osoby drukującej oraz zapewnia właściwą klasyfikacje jej kosztów.

Bezpieczeństwo i poufność danych

Autoryzowany dostęp do funkcji drukowania i kopiowania możliwy jest dzięki zastosowaniu oprogramowania zintegrowane z panelem sterującym urządzenia lub poprzez Terminali (T) – fizycznych urządzeń umieszczonych bezpośrednio przy drukarkach lub maszynach wielofunkcyjnych (MFP). Warunkiem uzyskania dostępu do urządzenia jest identyfikacja użytkownika poprzez użycie karty zbliżeniowej lub wpisanie kodu PIN na na panelu maszyny lub klawiaturze terminala. Monitorowanie drukowania dzięki temu rozwiązaniu daje pewność, iż wydruki będą zliczane precyzyjnie w wydruk nie trafi w niepowołane ręce.

Zarówno oprogramowanie wbudowane w maszynie jak i Terminal mogą współpracować z dowolnym, zewnętrznym urządzeniem identyfikująco-autoryzującym. System integruje się z czytnikami kart zbliżeniowych następujących standardów: UNIQUE, MIFARE, HITAG, INDALA, HID, ATS GE Security, Cotag. Istnieje możliwość podłączenia również innego rodzaju czytnika, zarówno w wersji przeznaczonej do zabudowy wewnątrz lub czytnika zewnętrznego poprzez dedykowane złącze. Mogą to być również czytniki kart magnetycznych lub inne zewnętrzne urządzenia autoryzujące.

Zapewnienie poufności realizowane jest dzięki odpowiedniemu przepływowi informacji. Użytkownik wykonując wydruk na swoim komputerze, przesyła jego treść do Terminal Servera, a nie bezpośrednio do drukarki. Następnie kieruje się do dowolnej drukarki objętej systemem, dokonuje identyfikacji swojej osoby przy pomocy karty zbliżeniowej i za pomocą panelu lub PT wybiera wydruk wykonany wcześniej na swoim komputerze. Po wykonaniu tej operacji treść wydruku kierowana jest z Terminal Servera do wybranej drukarki i dokument jest drukowany.

Follow me printing (druk podążający)

Jednym z istotnych elementów zwiększenia komfortu drukowania jest zastosowanie mechanizmu wydruku wędrującego (follow me printing). Polega on na umożliwieniu pracownikom firmy wykonywania wszystkich wydruków na jednej, specjalnie skonfigurowanej, systemowej kolejce wydruków i odbiór ich na dowolnie wybranej spośród wszystkich drukarek firmowych. System wędrujących wydruków może być stosowany jako rozwiązanie niezależne, ale może też zostać zintegrowany z systemem rozliczania kosztów Cost Control (CC).

Obecnie posiadamy pełną integrację z producentami:

• Kyocera
• Xerox
• Sharp
• Toshiba
• Utax
• Olivetti
• Triumph-Adler
• Brother
• Epson

Udogodnienia

Dedykowane narzędzie graficzne umożliwia łatwe zarządzenie konfiguracją drukarek, kolejek, użytkowników oraz nadawanie im szczegółowych uprawnień. Modyfikowanie konfiguracji dostępne jest wyłącznie przez autoryzowanego użytkownika. Graficzny interfejs administratora pozwala zarządzać kolejkami wydruków oczekujących. Możliwe jest przeglądanie oraz anulowanie wybranych wydruków.

Archiwizacja i monitoring treści wydruków

Wykorzystanie modułu Printouts Repository daje możliwość archiwizowania i komisyjnego przeglądania treści drukowanych dokumentów. Wydruki wykonywane przez użytkowników są archiwizowane w repozytoriach w takiej postaci, w jakiej zostały wysłane do urządzenia drukującego (pliki RAW). System obsługuje wiele repozytoriów, do których dostęp jest realizowany z poziomu Management Console, który jest podmodułem Cost Control.

Deduplikacja magazynowanych wydruków zmniejsza rozmiar repozytoriów dzięki eliminacji powtarzających się danych. Wydruki przechowywane są w postaci zaszyfrowanej.

Dzięki wykorzystaniu algorytmów szyfrowania AES i RSA, Printouts Repository gwarantuje brak możliwości nieautoryzowanego dostępu do potencjalnie tajnych danych zawartych w wydrukach. Dostęp do przeglądania treści wydruków mają tylko bezpośredni menadżerowie wykonawców wydruków ustanowieni według ściśle nadanych uprawnień. Monitorowanie wydruków z zastosowaniem modułu PPR daje 100% kontronę nad drukowanymi informacjami.

Przedpłatowe udostępnianie drukowania i kopiowania

Dzięki modułowi Pre Paid system daje możliwość udostępnienia funkcjonalności kopiowania i drukowania w systemie przedpłatowym. Użytkownicy mogą przy pomocy kart zbliżeniowych korzystać bezpośrednio z funkcji kopiowania oraz przesyłać do późniejszego wydrukowania prace poprzez dedykowany serwis WWW. Użytkownik poprzez interfejs www może dodawać wydruki do swojego konta w systemie oraz kontrolować dostępne środki. Z poziomu przeglądarki użytkownik może przeglądać i modyfikować listę prac oczekujących do wydrukowania,  ma dostępną historie zasileń, historię drukowania oraz widoczny aktualny stan środków na koncie. Moduł daje możliwość parametryzacji wydruku przed drukiem oraz pozwala na wcześniejsze oszacowanie kosztów drukowanych dokumentów.

Raportowanie i analiza

Integralną częścią modułu PCC jest mechanizm raportowania przeznaczony dla osób zajmujących się analizą i rozliczaniem kosztów. Dostępny jest zestaw kilkudziesięciu predefiniowanych raportów umożliwiających uzyskanie danych dla wybranego okresu. Można wyróżnić raporty związane z użytkownikami, drukarkami, typem i formatem wydruku oraz jednostkami organizacyjnymi, co ułatwia szybki dostęp do interesującej nas informacji. Wygenerowany raport można wydrukować lub zapisać do pliku (eksport do html, csv, pdf, xls) w celu późniejszego wykorzystania danych w innym systemie. Oprócz tabelarycznej prezentacji danych wybrane raporty posiadają również postać graficzną. W przypadku opłaconej opieki serwisowej firma Solutio4Office obliguje się przygotować każdy dodatkowy raport bez dodatkowych kosztów!